...Sigit_Bayu Accounting

Otomatisasi  Kantor  merupakan  sebuah  rencana  untuk  menggabungkan
teknologi  tinggi  melalui  perbaikan  proses  pelaksanaan  pekerjaan  demi
meningkatkan produktifitas pekerjaan. Asal mula otomatisasi kantor diawal 1960-an,  ketika  IBM  menciptakan  istilah word  processing untuk  menjelaskan  kegiatan
divisi  mesin  tik  listriknya.  Bukti  nyata,  pada  tahun1964,  IBM  memasarkan  mesin
yang disebut  Magnetic Tape / Selectric Typewriter (MT/ST).

Otomatisasi adalah  penggunaan  mesin  untuk  menjalankan  tugas  fisik  yang  biasa
dilakukan  oleh  manusia. Otomatisasi  kantor (  office  automation  atau  oa)  adalah
semua  sistem  elektronik  formal  dan  informal  terutama  yang  berkaitan  dengan
komunikasi informasi kepada  dan dari orang  yang berada didalam maupun  diluar
perusahaan.

Sistem Elektronik Formal dan Informal. Beberapa sistem OA direncanakan secara
formal, dan mungkin didokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis, mirip SIM.
Namun,  sebagian  besar  sistem  OA  tidak  direncanakan  atau  diuraikan  secara
tertulis, mirip DSS.

Komunikasi Informasi.  Kata kunci yang  membedakan OA  dengan subsistem CBIS
lain  adalah  komunikasi.  OA  dimaksudkan  untuk  memudahkan  segala  jenis
komunikasi, baik lisan maupun tertulis.

Orang-orang diDalam dan diLuar Perusahaan. Sistem OA masa kini memudahkan
komunikasi  tidak  hanya  diantara  orang-orang  didalam  perusahaan,  tetapi  juga
dengan orang lain dilingkungan perusahaan.

Otomatisasi kantor (oa) digunakan oleh semua orang yang bekerja didalam kantor.
Pada  dasarnya  ada  empat  kategori  pemakai  oa,  yaitu  Manajer,  Profesional,
Sekretaris, Clerical employee (klerk). Istilah “knowledge worker” diterapkan pada
manajer  dan  profesional,  yaitu  orang  yang  memberikan  sumbangan
pengetahuannya terhadap aktivitas perusahaan.

Manajer adalah  orang  yang  bertanggung  jawab  mengelola  sumber  daya
perusahaan, terutama SDM. 

Profesional  tidak  mengelola orang,  tetapi menyumbangkan keahlian khususnya
(mis.  Pembeli,  wiraniaga,  dan  asisten  staff  khusus).  Manajer  dan  profesional
secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.

Sekretaris  biasanya  ditugaskan  pada  pekerja  terdidik  tertentu  untuk
melaksanakan  berbagai  tugas  seperti  menangani  korespondensi,  menjawab
telepon, dan mengatur jadwal pertemuan. 

Pegawai  administratif  melaksanakan  tugas-tugas  untuk  sekretaris,  seperti
mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan
mengirimkansurat.


Karena OA tidak memiliki mengelola data, penggunaan database dibatasi pada isi
informasi.  Informasi  dikumpulkan  dari  sistem  fisik  perusahaan  (SIA
menggumpulkan datanya).  Informasi juga disediakan oleh lingkungan. Informasi
berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis komputer seperti pengolah kata,
e-mail,  dan konferensi komputer. Pemecah masalah lain  berada ditengah-tengah
garis yang memisahkan perusahaan dengan lingkungan.  Ini berarti bahwa orang-orang  itu  mungkin  berada  di  kedua  area  tersebut.  Model  tersebut Juga
mencerminkan penggunaan aplikasi OA berbasis non-komputer seperti konferensi
video dan audio.
Otomatisasi kantor bertujuan untuk meningkatkan produktivitas. Bila diterapkan
sebagai  alat  pemecah  masalah,  otomatisasi  kantor  dapat  memberikan
kemampuan antarmanajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik
selagi  mereka  memecahkan  masalah.  Peningkatan  komunikasi  ini  dapat
menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.

Tujuan OA masa kini :
o Pendapatan  yang  Lebih  Tinggi  versus  Penghindaran  Biaya. Komputer  tidak
menggantikan  pekerja  saat  ini,  tetapi  komputer  menunda  penambahan
pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.
o Pemecahan  masalah  Kelompok. Cara  OA  berkontribusi  pada  komunikasi
ke/dan  dari  manajer  membuatnya  sangat  cocok  diterapkan  untuk
memecahkan masalah kelompok. 
o Pelengkap –  Bukan  Pengganti. Sebagai  suatu  cara  komunikasi  bisnis,  OA
bukan  tanpa  keterbatasan.  OA  tidak  akan  menggantikan semua komunikasi
interpersonal  tradisional–percakapan  tatap  muka,  percakapan  telepon,
pesan  tertulis  pada  memo,  dan  sejenisnya.  OA  harus  bertujuan melengkapi
komunikasi tradisional.

Jenis – jenis aplikasi otomatisasi kantor :

o WORD  PROCESSING  adalah  penggunaan  suatu  peralatan  elektronic  yang
secara  otomatis  melakukan  beberapa  tugas  yang  diperlukan  untuk  membuat
dokumen  ketik atau cetak.  Word processing  memberikan kontribusi terhadap
pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk
membuat  komunikasi  tertulis  yang  lebih  efektif  untuk  diberikan  kepada
anggota lain.
o ELECTRONIC  MAIL  yang  dikenal  dengan  e-mail  adalah  penggunaan  jaringan
komputer  yang  memungkinkan  pemakai  untuk  mengirim,  menyimpan  dan
menerima  pesan  dengan  menggunakan  terminal  komputer  dan  peralatan
penyimpanan.
o  VOICE  MAIL  persis sama dengan electronic  mail.  Perbedaannya bahwa anda
hanya  mengirimkan  pesan  dengan  mengucapkan  pesan  tersebut  melalui
telepon  dan  bukan  mengetiknya.  Dan  anda  menggunakan  telepon  untuk
memanggil pesan yang telah dikirimkan kepada anda.
o  ELECTRONIC  CALENDARING  Adalah  penggunaan  jaringan  komputer  untuk
menyimpan  dan  memanggil  acara  yang  telah  ditetapkan  oleh  manajer.
Electronic  calendaring  bersifat  khusus  diantara  aplikasi  otomatisasi  kantor,
karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan mengkomunikasikan
informasi.
o  AUDIO CONFERENCING adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk
membuat  hubungan  audio  diantara  orang-orang  yang  tersebar  secara
geografis  untuk  tujuan  melakukan  konferensi.  Audio  conferencing  adalah
aplikasi oa pertama yang tidak memerlukan komputer. Ia hanya memerlukan
penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah.
o  VIDEO  CONFERENCING  melengkapisignal  audio  dan  signal  video.  Peralatan
televisi  digunakan  untuk  mengirim  dan  menerima  signal  audio  dan  video.
Orang  yang  berada  dalam  suatu  lokasi  dapat  melihat  dan  mendengar  suara
orang  yang  berada  dilokasi  lain  selagi  konferensi  dilakukan.  Tiga  konfigurasi
video conferencing ( tergantung pada peralatan yang digunakan), yaitu: Video
satu arah dan audio satu arah, Video satu arah dan audio dua arah, Video dan
audio dua arah.
o  COMPUTER CONFERENCING adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga
memberi  kemampuan  seseorang  untuk  melakukan  pertukaran  informasi
selama  proses  terjadinya  konferensi.  Aplikasi  ini  hampir  sama  dengan
electronic  mail,  karena  kedua  aplikasi  ini  menggunakan  hardware  dan
software yang sama. Istilah ‘teleconferencing’ digunakan untuk menjelaskan
ketiga  bentuk  alat  elektronik  untuk  konferensi.  Teleconferencing  digunakan
dalam  seluruh  proses  pemecahan  masalah  yang  gunanya  untuk  menukar
informasi  diantara  pemecah  masalah  (orang-orang  yang  memecahkan
masalah) yang berada dikota yang berlainan.
o  FACSIMILE  TRANSMISSION  yang  biasanya  disebut  fax,  adalah  penggunaan
peralatan  khusus  yang  dapat  membaca  tampilan  dokumen  pada  ujung
channel  komunikasi  dan  membuat  salinan  atau  copy  diujung  yang  lain.  Fax
sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat
berfungsi  sebagai  channel-nya  dan  pengoperasian  peralatannya  tidak  lebih
sulit dari pada mengoperasikan mesin fotocopy.
o  VIDEOTEXT adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan
materi  tekstual  pada  layar  crt.  Materi  tekstual  dapat  berbentuk  naratif  atau
tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan sekunder pada komputer.
o  IMAGE  STORAGE  AND  RETRIEVAL.  Beberapa  jenis  perusahaan  mempunyai
volume  dokumen  yang  besar,  sehingga  mereka  harus  menyimpannya  dalam
file  agar  informasi  dapat  dipanggil  atau  didapatkan  kembali  jika  diperlukan.
Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan
maka  digunakan  microform,  yang  berupa  microfilm  dan  microfiche.
Microform akan mengurangi kebutuhan ruang yang diperlukan oleh dokumen
kertas  sampai  sekitar  97%.  Image  storage  and  retrieval  digunakan  dalam
pemecahan  masalah  ketika  ia  diperlukan  untuk  melihat  kembali  dokumen
historis untuk tujuan pemahaman masalah.
o  DESKTOP  PUBLISHING  atau  dtp  adalah  pembuatan  output  tercetak  yang
kualitasnya  hampir  sama  dengan  yang  dihasilkan  oleh  typesetter.  Sistem
desktop  publishing  terdiri  atas  mikrokomputer  dengan  layar  crt  yang
beresolusi  tinggi,  printer  laser,  software  desktop  publishing.  Penggunaan
desktop  publishing  sebagai  alat  pemecahan  masalah  meliputi  aplikasi
administrasi  dan  teknis.  Penampilan  dokumen  iklan  yang  profesional  dan
menarik akan memberikan komunikasi yang efektif.